Czym jest formatowanie tekstu?
Formatowanie tekstu to nic innego, jak nadanie mu odpowiedniego wyglądu. Wygląd ten wynika z wytycznych uczelni, wydawnictwa, czy użytego w pracy stylu cytowania i referencyjnego. W przypadku braku wskazanego stylu lub braku konkretnych wytycznych korzystamy z najczęściej stosowanych w takich przypadkach wartości. W całym procesie istotna jest konsekwencja, gdzie wartość raz przyjęta nie zmienia się.
Style cytowania i referencyjne w zależności od obszaru naukowego
W każdej dziedzinie możliwe jest wykorzystanie innych stylów, jednakże niektóre są preferowane czy zalecane. W przypadku braku dokładnych informacji można użyć stylu najpopularniejszego w danym obszarze. Poniższe przykłady dotyczą cytatu z nieistniejącej książki.
Psychologia, ekonomia, pedagogika czy socjologia preferują styl APA (ang. American Psychological Association), najbardziej rozpowszechniony styl, używany także w dziedzinach im pokrewnym. Charakteryzuje się szczegółowymi wytycznymi dotyczącymi formatowania tekstu, przypisów, bibliografii i odwołań. Jako jedyny styl dysponuje konkretnymi wytycznymi, także w języku polskim. Obecnie obowiązującą jest wersja APA7. Wytyczne znajdziesz na stronie LiberiLibri. Cytowanie w stylu APA7 to ujęte w nawiasie nazwisko i rok, np. (Mobay, 2019), a w liście referencyjnej (inaczej zwanej bibliografią) ujmuje się tak: Mobay, P. G. (2019). Consectetur adipiscing elit. Lorem Ipsum Forum. Kolejne przytoczenia w tym samym nawiasie umieszcza się po średniku, np. (Mobay, 2019; Baymo, 2017). W liście referencyjnej każdą pozycję ujętą w nawiasie wymienia się osobno. Na koniec listę referencyjną układa się alfabetycznie względem nazwisk pierwszych autorów.
Medycyna i nauki biomedyczne wskazują na styl Vancouver. Kładzie nacisk na precyzyjne cytowanie źródeł, zazwyczaj w formie liczb w tekście, odwołujących się do listy odniesień. W internecie można znaleźć dwie odmiany tego stylu: australijską i brytyjską. Wytyczne do brytyjskiej odminay znaleźć można na stronach Uniwersytetu w Manchesterze czy Imperial College w Londynie. W Polsce najczęściej korzysta się z wariacji odmiany brytyjskiej i stosuje się tylko numerację w nawiasach, bez indeksu górnego, przy czym może być to nawias zwykły „( )”, jak i kwadratowy „[ ]”, np. Lorem ipsum dolor sit amet [1] i dalej w liście referencyjnej: 1. Mobay PG. Consectetur adipiscing elit. Manchester: Lorem Ipsum Forum; 2019. W przypadku podania kilku źródeł, umieszcza się je w jednym nawiasie po przecinku, np. Lorem ipsum dolor sit amet (1,2,5-8). Standardowo używa się nawiasów zwykłych, jednakże w tekstach z dużą liczbą takich nawiasów, warto używać nawiasów kwadratowych, dla rozróżnienia. Listę referencyjną porządkuje się według kolejności pojawiania się pozycji w tekście, a nie alfabetycznie.
Chemia, fizyka, informatyka, mechanika, dziedziny inżynieryjne i ścisłe zalecają styl IEEE (ang. Institute of Electrical and Electronics Engineers). Podobnie jak Vancouver, kładzie nacisk na numeryczne cytowania. Różnica jest taka, że zawsze stosowane są nawiasy kwadratowe „[ ]”, np. Lorem ipsum dolor sit amet [1], a kolejne pozycje wymieniane są w osobnych nawiasach, np. Lorem ipsum dolor sit amet [1], [2], [5] - [8]. W liście referencyjnej podane źródła zapisywane są podobnie, jak w stylu Vancouver: [1] P. G. Mobay, Consectetur adipiscing elit. Manchester: Lorem Ipsum Forum, 2019. Więcej informacji znajdziesz na stronach Uniwersytetu w Pittsburgu lub Uniwersytetu Murdoch
Prawo w Europie stosuje styl OSCOLA (ang. The Oxford Standard for Citation of Legal Authorities) i jest to styl przypisów dolnych. Zainteresowani znajdą szczegóły tego stylu na stronach Uniwersytetu w Yorku czy też Uniwersytetu w Oksfordzie. Styl ten jednak nie jest wykorzystywany w Polsce, gdzie nie ma jednego, ustandaryzowanego stylu. Najczęściej spotykany jest styl oparty na stylu kancelarii prawnych, który wymaga precyzji i jasności. Często spotyka się też odwołania do konkretnych aktów prawnych i orzeczeń. Przykładem takich wytycznych może być opracowanie wydawnictwa Wolters Kluver. Dostępne są również wytyczne wydawnictwa C.H.Beck, jednakże bazują one na niemieckim stylu prawniczym, odmiennym od polskich zasad językowych (np. sktóry kodeksów pisanych wielkimi literami: KK, w przeciwieństwie do formy zgodnej z zasadami językowymi k.k.) i dlatego zasady te wymagane są wyłącznie w przypadku tekstów publikowanych w tym wydawnictwie. Niektóre czasopisma prawnicze mogą mieć swoje własne wytyczne dotyczące formatowania, podobnie jak wydziały prawa na uczelniach wyższych.
Językoznawstwo i filologia preferują styl MLA (ang. Modern Language Association). Styl ten charakteryzuje się tym, że w nawiasie zwykłym podaje się nazwisko autora i zakres stron, z których pochodzi przytoczenie, np. (Mobay 58-61), zaś w liście referencyjnej: Mobay, Paul G. Consectetur adipiscing elit. Lorem Ipsum Forum, 2019. Obecnie stosowana jest dziewiąta wersja stylu MLA. Więcej informacji znajdziesz na stronach Uniwersytetu w Pittsburgu czy Uniwersytetu w Yorku. W zależności od specjalizacji i czasopisma, mogą być stosowane inne style, takie jak Chicago, APA, czy też style specyficzne dla danego języka.
Historia, sztuka, muzykologia, kulturoznawstwo, literatura wskazują na styl Chicago. Jest również popularny w naukach humanistycznych. W stylu tym stosuje się przypisy dolne, np. Lorem ipsum dolor sit amet1, w przypisach dolnych pierwsze wystąpienie ujmuje się następująco: 1. Paul G. Mobay, Consectetur adipiscing elit (Lorem Ipsum Forum, 2019), 58-61, a kolejne: 3. Mobay, Consectetur, 62. W liście referencyjnej daną pozycję podaje się tak: Mobay, Paul G. Consectetur adipiscing elit. Lorem Ipsum Forum, 2019. Warto zauważyć, że podanie numeru strony (zakresu stron) jest niezbędne. Dodatkowe informacje dostępne są na stronach Uniwersytetu w Yorku, a także Uniwersytetu w Pittsburgu.
Warto zwrócić jeszcze uwagę na chyba najczęściej stosowany styl, określany oksfordzkim, który zbliżony jest do stylu Chicago i polega na umieszczaniu przytaczanych pozycji w przypisach dolnych lub – rzadziej – końcowych, np. Lorem ipsum dolor sit amet1, w przypisach dolnych pierwsze wystąpienie ujmuje się następująco: 1. P.G. Mobay, Consectetur adipiscing elit, Lorem Ipsum Forum, Manchester 2019, s. 58-61, a kolejne: 3. P.G. Mobay, Consectetur..., op. cit., s. 62. Zamiast łacińskiego aktoronimu „op. cit.” (łac. opus citatum, pol. dzieło cytowane), można użyć polskiego skrótu „dz. cyt.”. W przypadku zaś przytaczania dzieła po raz drugi bezpośrednio po pierwszym przytoczeniu stosuje się łaciński zwrot „ibidem” lub polski odpowiednik „tamże”, np. 2. Tamże, s. 62. Ważne jest, aby w całym tekście stosować konsekwentnie wybraną wersję (polską lub łacińską) tychże zamienników. Styl ten również wymaga podawania numeru strony lub zakresu stron w każdym przypisie. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy powołujemy się na fragment przytaczanej po raz kolejny pozycji i znajduje się on na tej samej stronie, jak w pozycji poprzednio przywoływanej, np. 2. Ibidem. Nie sposób znaleźć jednej spójnej wersji tego stylu, a każda uczelnia, a nawet wydział mogą mieć własne zalecenia, bazujące na tym stylu.
Stylem równie często modyfikowanym jest styl Harvard. Styl harwardzki został opracowany na Uniwersytecie Harvarda, jednakże poszczególne instytucje i uczelnie dostosowały go do swoich potrzeb i nie ma ustalonego podręcznika ani zasad formatowania, dlatego niezwykle ważne jest, aby sprawdzić i przestrzegać szczegółowych przepisów swojego działu. Więcej na ten temat podają strony Uniwersytetu w Yorku czy Uniwersytetu George'a Washingtona w Waszyngtonie
Zakres prac podczas formatowania tekstu
Podczas formatowania tekstu nie zajmuję się w żadnym stopniu treścią pracy, ale jej wyglądem. Wygląd pracy musi być ujednolicony, bez nieuzasadnionych odstępstw, ozdobników lub innych dodatków. Bazuję głównie na wytycznych uczelni, wydziału czy wydawnictwa, zaś w przypadku braku takowych, wykorzysuję najczęściej stosowane zmienne stylu oksfordzkiego.
W zakres formatowania wchodzą:
- ujednolicenie nagłówków tytułów rozdziałów i podrozdziałów: czcionka i jej wielkość, odstępy między wierszami (interlinia);
- ujednolicenie tytułów rysunków i tabel: umiejscowienie, czcionka i jej wielkość, interlinia;
- ustawienie marginesów;
- ustawienie wyrównania tekstu;
- ujednolicenie wyglądu tabel i ich zawartości;
- przerysowanie tabel z załączonego zdjęcia bezpośrednio do tekstu;
- przerysowanie nieskomplikowanych rysunków z załączonego zdjęcia, przerysowanie rysunków bardziej skomplikowanych, jak również polonizacja rysunków są płatne dodatkowo;
- weryfikacja poprawności przypisów i ich ujednolicenie, zwłaszcza dolnych, jak również listy referencyjnej (bibliografii) w zależoności od wybranego stylu;
- zamiana stylu ze stylu użytego w pracy do stylu wymaganego (dodatkowo płatna);
- ujednolicenie wcięć akapitowych;
- ujednolicenie wyglądu wypunktowań i numerowań;
- utworzenie automatycznych numeracji rysunków i tabel;
- utworzenie automatycznych spisów: rysunków, tabel i treści;
- utworzenie automatycznej bibliografii (dla dostępnych stylów);
- utworzenie automatycznej numeracji stron;
- utworzenie żywej paginy;
- utworzenie strony tytułowej, jedynie po dostarczeniu wzoru.
Podsumowując: co dzieje się z tekstem podczas formatowania?
Proces ten jest niezbędny w przypadku prac dyplomowych, artykułów i innych tekstów drukowanych we własnym zakresie lub przesylanych dalej do oceny, recenzji czy konsultacji. W przypadku książek i innych tekstow drukowanych w drukarni lub e-booków jest wręcz zbędny ze względu na inny sposob przygotowania tekstu do druku (czytaj więcej). W przypadku pozostałych tekstów – bez względu czy przeznaczonych do druku, czy też do przesłania w wersji cyfrowej – przydatny i wskazany. Podczas pisania najczęściej nie przejmujesz się dodatkami, tylko skupiasz się na tym, aby jak najtrafniej przelać pomysły i myśli na słowa. Gdy skończysz pisanie warto jednak sprawić, by wygląd tekstu i dokumentu spełniał podstawowe wymogi estetyczne, a zastosowane formatowanie było jednolite i użyte konsekwentnie. Bez zbędnych czy wręcz uważanych za błąd edycyjny elementów. Dzięki temu łatwiej będzie się go czytało, będzie wyglądał profesjonalnie. Tak wyglądający tekst świadczy o szacunku autora do odbiorców tegoż tekstu. Inną istotną kwestią są wymogi edycyjne, które stosują uczelnie czy wydawnictwa (mają w nich określone użycie odpowiednich stylów formatowania, np. styl APA 7, Harvard, Vancouver czy Oxford, określany też jako styl „przypisów dolnych”. Poddać formatowaniu czy ostylowaniu można każdy tekst, ale szczególnie powinno się uwzględnić w tym procesie prace dyplomowe, artykuły, książki do recenzji lub oceny (wykonywanej przed wydrukiem).
Już Ci wyjaśniam, że formatowanie to nic innego, jak ułożenie tekstu w określony, spójny sposób. Ustawiamy wtedy marginesy, interlinię, wcięcia akapitowe, odstępy pomiędzy tabelami, ilustracjami, wykresami. Ujednolicamy krój i wielkość czcionki Twojego tekstu i nagłówków. Do tego tworzymy spis treści, spisy tabel, ilustracji i wykresów. Wszystko według wytycznych otrzymanych od Ciebie lub najczęściej używanych. Jeśli zwroty te brzmią dla Ciebie niezbyt jasno, nie przejmuj się - zajmiemy się wszystkim.